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财务须知:员工电话费报销是个深坑,很深很深

公司为员工报销电话费是常有的事情,特别是业务部门和销售部门、市场部门同事,经常需要给客户打电话。公司每个月都会给这些员工报销固定金额的电话费用。在年度企业所得税汇算清缴时,个人报销的电话费要做税前调整。很多时候,这部分报销电话费的发票,填写的都是个人抬头。那从报销角度上来说,这些发票是不合规的吗?需要税前做两遍调整吗?

图片来源:全景网

公司根据自身业务需要对员工发生的电话费报销,在会计处理时会列入“职工福利费”,在不超过工资薪金总额14%的部分,准予税前扣除。所以,这部分报销费用在年度企业所得税汇算清缴时,不需要做纳税调整。

但是,国税总局又规定:未按规定取得的合法有效凭据不得在税前扣除。员工个人报销的电话费取得的发票,是个人姓名抬头的,不能在所得税税前扣除。在年度企业所得税汇算清缴时,,这部分费用调整一次就行,不需要做纳税调整。

那么,公司对于员工电话费报销,账务上怎样处理比较合理呢?

可以将通讯补贴列入企业员工工资薪金制度,与工资薪金一起发放。如果企业制订了较为规范的员工工资薪金制度,那么这部分通讯补贴可以根据国税总局的相关规定,不需要职工提供发票,而直接作为工资薪金支出直接税前扣除,从而减轻公司的纳税负担。如果不符合规定,则要作为职工福利费,按照规定计算限额税前扣除了。

很多人说,这样做的话,需要员工缴纳个税,最终损害的是员工的利益。因此,有人建议:公司买若干张电话卡,发放给职工使用,报销时就能成为企业费用了。

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